Przewodnik administratora: dokumenty organizacji, statystyki i dziennik zdarzeń
Ten przewodnik jest dla administratorów organizacji, którzy odpowiadają za wspólną bazę wiedzy, monitorowanie użycia platformy i przegląd aktywności użytkowników.
Dla kogo jest ten przewodnik?
Dla użytkowników z rolą Administrator w organizacji. Tylko administrator:
- zarządza dokumentami organizacji,
- konfiguruje integracje organizacyjne,
- ma dostęp do panelu statystyk organizacji,
- ma dostęp do dziennika zdarzeń (audit log).
Część I: Dokumenty organizacji
Dokumenty organizacji to wspólne zasoby, które można dołączać do wielu projektów.
Kiedy używać dokumentów organizacji?
- Gdy dokument ma służyć wielu zespołom lub sprawom.
- Gdy chcesz mieć jedno źródło prawdy dla polityk i standardów.
- Gdy często powtarzają się te same materiały referencyjne.
Typowe przykłady:
- wzory umów i pism,
- procedury kancelarii,
- wewnętrzne polityki zgodności,
- instrukcje operacyjne.
Jak dodać dokument organizacji?
- Otwórz Administracja → Dokumenty organizacji.
- Kliknij „Add documents”.
- Wybierz pliki i zatwierdź upload.
- Poczekaj na przetworzenie.
System obsługuje te same formaty i limity co dokumenty projektowe (w tym limit 100 MB na plik).
Statusy przetwarzania
- processing — trwa konwersja/OCR/indeksowanie,
- processed — dokument gotowy do użycia,
- failed — przetwarzanie nie powiodło się (zwykle pomaga ponowny upload pliku).
Ważne: dokument organizacji nie działa „globalnie” automatycznie
Po dodaniu dokumentu do biblioteki organizacji członkowie zespołu nadal muszą włączyć go w konkretnym projekcie (sekcja „Connected Sources” w projekcie).
To pozwala kontrolować kontekst i ograniczać szum przy wyszukiwaniu.
Standard operacyjny (rekomendowany)
- Wprowadź spójne nazewnictwo, np.
POL-,WZOR-,PROC-. - Raz w miesiącu sprawdź, które pliki są przestarzałe.
- Zamiast trzymać duplikaty, aktualizuj jeden kanoniczny dokument.
- Dla zmian krytycznych komunikuj zespołowi, które dokumenty trzeba ponownie dołączyć w projektach.
Część II: Statystyki organizacji
Statystyki pomagają ocenić adopcję i obciążenie zespołu.
Gdzie je znaleźć?
Administracja → Statystyki organizacji
Co mierzy dashboard?
| Metryka | Co oznacza |
|---|---|
| Aktywni użytkownicy | liczba użytkowników, którzy tworzyli projekty |
| Przesłane dokumenty | liczba nowych dokumentów dodanych w zakresie dat |
| Utworzone tematy | liczba nowych tematów (rozmów) |
| Wysłane wiadomości | liczba wiadomości użytkowników |
Dodatkowo:
- wykres dziennej aktywności (tematy + wiadomości),
- ranking najbardziej aktywnych użytkowników,
- filtr zakresu dat.
Jak interpretować dane praktycznie?
Dużo tematów, mało wiadomości
Może oznaczać testowanie i porzucanie wątków. Warto dopracować onboarding i przykładowe prompty.
Skok wiadomości bez wzrostu dokumentów
Zespół intensywnie pracuje na istniejącej bazie. Dobry moment na optymalizację promptów i szablonów pytań.
Wzrost dokumentów, brak wzrostu aktywnych użytkowników
Biblioteka rośnie, ale adopcja nie nadąża. Potrzebne może być szkolenie zespołu lub lepsze scenariusze użycia.
Miesięczny rytm administracyjny (prosty playbook)
- Ustaw zakres dat na ostatnie 30 dni.
- Sprawdź top użytkowników i trendy aktywności.
- Porównaj przyrost dokumentów do liczby zapytań.
- Zidentyfikuj 2-3 obszary do poprawy (onboarding, jakość dokumentów, praktyki zespołu).
- Ustal konkretne działania na kolejny miesiąc.
Część III: Dziennik zdarzeń (Audit Log)
Dziennik zdarzeń rejestruje wszystkie istotne działania użytkowników w organizacji, dając administratorowi pełny wgląd w to, kto, kiedy i co zmienił.
Gdzie go znaleźć?
Administracja → Dziennik zdarzeń
Jakie zdarzenia są rejestrowane?
| Zdarzenie | Opis |
|---|---|
| Przesłano dokument | Upload nowego dokumentu do projektu |
| Zmieniono nazwę dokumentu | Zmiana nazwy istniejącego dokumentu |
| Usunięto dokument | Usunięcie dokumentu z projektu |
| Utworzono projekt | Utworzenie nowego projektu |
| Zmieniono nazwę projektu | Zmiana nazwy projektu |
| Usunięto projekt | Usunięcie projektu |
| Zmieniono widoczność projektu | Zmiana uprawnień widoczności projektu |
| Zaktualizowano opis projektu | Zmiana opisu projektu |
| Utworzono wątek | Utworzenie nowego wątku rozmowy |
| Zmieniono nazwę wątku | Zmiana nazwy wątku |
| Usunięto wątek | Usunięcie wątku |
| Wysłano wiadomość | Wysłanie wiadomości w wątku |
Filtrowanie zdarzeń
Dziennik oferuje trzy filtry, które można łączyć:
- Typ zdarzenia — wybranie konkretnej akcji (np. tylko usunięcia dokumentów).
- Użytkownik — zawężenie do zdarzeń jednego członka zespołu.
- Zakres dat — wybranie przedziału czasu.
Przechowywanie danych
Wpisy w dzienniku zdarzeń są przechowywane przez 90 dni. Starsze wpisy są automatycznie usuwane.
Typowe zastosowania
- Zgodność i audyt — dokumentowanie, kto i kiedy dokonywał zmian, na potrzeby wewnętrznych procedur compliance.
- Rozwiązywanie problemów — sprawdzenie, kto usunął dokument lub zmienił ustawienia projektu.
- Monitorowanie aktywności — przegląd działań zespołu w wybranym okresie.
Najczęstsze problemy
Nie widzę panelu dokumentów organizacji, statystyk lub dziennika zdarzeń. Konto nie ma roli administratora.
Dokument organizacji jest dodany, ale AI go nie uwzględnia. Dokument musi zostać włączony w konkretnym projekcie.
W statystykach widać „0”, mimo że zespół pracował. Sprawdź zakres dat.
W dzienniku zdarzeń nie widzę starszych wpisów. Wpisy są przechowywane przez 90 dni. Starsze wpisy są automatycznie usuwane.